Für eine Beratung im Hinblick auf Archiv- und Registraturfragen, die Bewertung der Altregistraturen und die räumliche Unterbringung von Archiv und Altregistratur steht das Landeskirchliche Archiv zur Verfügung.
Bei der Organisation der Gemeindebüros sollten folgende Fragen berücksichtigt werden: Wo befindet sich die Hauptablage der Kirchengemeinde? Gibt es Nebenregistraturen? Wer ist für die zentrale Aktenbildung zuständig? Gelangen alle Unterlagen an diese zuständige Stelle? Zum 1. Januar 2007 ist ein landeskirchenweit gültiger Aktenplan eingeführt worden, nach dem auch die Registraturen der Kirchengemeinden und Kirchenkreise geführt werden. Eine eigens für Kirchengemeinden erstellte Kurzform des Aktenplans ist beim Landeskirchlichen Archiv er¬hältlich. Wenn Kirchengemeinden vereinigt werden, müssen die laufenden Registraturen der einzelnen Kirchengemeinden geschlossen und eine neue Registratur angelegt werden.
Um zu verhindern, dass Platz, der anderweitig gebraucht wird, unnötig durch Akten belegt wird, sollte das Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, gemäß der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung (AKO – RS 878 und AKP
– RS 879) vernichtet werden. Eine Bewertung des Schriftgutes wird auf Wunsch vom Landeskirchlichen Archiv vor Ort durchgeführt.
Die Kirchengemeinden sind gemäß Kirchengesetz zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Evangelischen Kirche der Union (Archivgesetz – ArchG RS 872) für die ordentliche Unterbringung ihrer Archive verantwortlich. Empfehlungen zu den Anforderungen an Räumlichkeiten zur Archivierung von Schriftgut nach DIN ISO 11799 sind beim Landeskirchlichen Archiv erhältlich. Zudem sollte eine Archivpflegerin oder ein Archivpfleger als Ansprechpartner in Abstimmung mit dem Landeskirchlichen Archiv bestellt werden. Einrichtungen, die ihr Archivgut nicht selbst verwahren können oder möchten, können ihre Überlieferung im Landeskirchlichen Archiv „deponieren“: Das Depositum wird für sie verwahrt und kann der Öffentlichkeit zur Benutzung zur Verfügung gestellt werden. Die Schriftgutbestände bleiben stets als geschlossene Einheit bestehen, d.h., die deponierten Überlieferungen der einzelnen Kirchengemeinden, Kirchenkreise etc. lagern als getrennte Archivbestände mit jeweils eigener Bestandsnummer in den Magazinen des Landeskirchlichen Archivs.
Landeskirchliches Archiv der EKvW
Bethelplatz 2, 33617 Bielefeld
Telefon: 0521/594-164
E-Mail: archiv@lka.ekvw.de
